Правила Ландскнехтов для Удаленки
--
Лонгрид про работу на удалёнке. Изначально я хотел адресовать его HR’ам, но в процессе написания понял, что материал будет полезен всем, кого коснулся переход на новый формат работы.
Когда из-за коронавируса всех перевели на удалёнку, то у многих рухнул обычный рабочий график, и «поехал» привычный распорядок дня. Практически все клиенты, с кем я общаюсь, отмечают, что с переходом на удалёнку, они стали работать больше. На порядок больше. И коммуникация превратилась в хаос.
Вот характерный пост в fb о неожиданно свалившихся на голову реалиях работы «из дома»:
Причины этой ситуации, когда люди завалены тонной информации, и при этом, добровольно сидят допоздна, совершенно понятны тем, кто уже имел опыт работы дистанционно, или работал на фрилансе.
Давайте их перечислим:
Причина первая
Любой мессенджер, или электронная почта — это накопитель сообщений. Человек периодически берет оттуда несколько сообщений и обрабатывает их. Но поступление новых сообщений происходит в параллельном режиме сразу от нескольких отправителей, а обработка идет в последовательном режиме одним получателем.
В ситуации удаленки, когда другие способы коммуникации отпадают, либо становятся затруднительными, для получателя все начинает напоминать старую советскую электронную игру «Волк и яйца»:
Если кто не помнит, то в ней Волк из «Ну погоди!» должен был ловить корзиной яйца, поступающие из 4х источников. Иногда сверху еще вылезал Заяц, и давал руководящие указания. На медленной скорости в начале, все было хорошо, но потом игра набирала темп, и бедный Волк крутился как белка в колесе.
В нашем случае, когда мессенджеров несколько штук, а отправителями могут быть несколько десятков человек, работа на удаленке выглядит вот так:
Не удивительно, что люди офигевают от обилия запросов на которые им надо ответить.
К чему это приводит, и как с этим быть поговорим дальше
Причина вторая
В обычной жизни, когда мы общаемся лицом к лицу, коммуникация синхронная — как только ты человеку что-то сказал, то тут же получаем ответную реакцию. Причем, эта реакция может быть и невербальной (кивок, взгляд, движение рукой и тд), но нам ее достаточно, чтобы понять, что человек нас услышал, поэтому мы не пытаемся повторно «послать ему сообщение».
В ситуации «удалёнки», едиственный способ, как мы можем убедиться, что нас услышали — это получить ответное сообщение в том же мессенджере. Если мы не получаем никакой реакции, то велик соблазн послать сообщение еще раз, или переспросить «Ты прочитал, что я написал?», чтобы добиться хоть какого-то признака, что нас услышали и восприняли. Иначе мы не понимаем что происходит.
То есть, при работе на удаленке мы все немножко «слепые», и движемся только «на слух», ожидая сигнала от своего визави по удаленной коммуникации.
Причина третья
Вы ведь помните, что получатель сообщений может обработать их только в последовательном режиме — одно за другим?
Пока он разбирает один поток сообщений, все остальные ждут, поэтому возникают задержки в коммуникации, и общение становится Асинхронным. На практике это выглядит так, что вы человеку послали сообщение сегодня днем, а он смог его прочитать только на следующее утро, и ответил с запозданием.
Для IT-шников все это напоминает хакерскую DDOS-атаку, когда злоумышленник, зная технические возможности компьютера-получателя, намеренно заваливает его массой однотипных сигналов, которые тот не в состоянии обработать за приемлемое время, и, как говорят IT-шники «падает», то есть перестает отвечать вообще на какие-либо сигналы, тк занят обработкой той пачки, которую выслал злоумышленник.
Очевидно, решить данную ситуацию можно если использовать для самых важных вопросов синхронные каналы коммуникации — Skype, Zoom , телефон и тд. А в мессенджерах оставить только маловажную и некритичную коммуникацию.
Хорошо работают каждодневные созвоны по видео-связи.
Причина четвертая
Людям нравится завершать задачи. Биологи бы сказали тут что-то про дофаминовую зависимость и все такое, я не биолог, но трудно не заметить аналогию между тем, как притягательно на нас действуют уведомления Facebook о том, что «у вас N новых сообщений» , и тем же сигналом от мессенджеров про сообщения от коллег по работе.
Поэтому мы читаем все сообщения, и стараемся завершить как можно больше задач. Каждая завершенная задача, приводит к тому, что организм впрыскивает гормоны счастья, мы чувствуем себя радостно и довольными, что «смогли!»
Из всего этого вырастает феномен который описывают как: «сижу до 3х ночи на удаленке, и не могу себя заставить лечь спать» .
Причина пятая
Отсутствие переключения контекстов, а так же отсутствие ритуалов начала и завершения рабочего дня.
Когда вы утром едете на работу в офис или вечером из офиса домой, у вас есть «переходный период», когда вы переключаете контексты с работы на отдых и обратно.
А еще вы усиливаете переключение контекстов каждодневными ритуалами. Например, придя на работу, вы обычно наливаете себе кофе, здороваетесь с коллегами, запускаете компьютер и тд, в общем, переключаетесь в рабочий контекст. Вечером, соответственно, вы прощаетесь с коллегами, собираете сумку, выключаете компьютер и идете домой, меняя контекст с рабочего на «отдых»
Причем делаете вы это физически — перемещаясь в пространстве из одного контекста в другой. А когда вы работаете из дома, физического переключения контекстов не происходит. Вы лишь должны поменять внутренний настрой.
И если не предпринять над собой усилий, и не добавить новые ритуалы для переключения, то вы рискуете попасть в бесконечный «День сурка», когда работа смешалась с домом и наоборот.
Без каких-то ритуалов, обозначающих для вас начало и конец работы, вам будет трудно войти в рабочий режим, но гораздо трудной задачей обычно бывает — остановиться, перестать работать, и снова перейти в домашний контекст, когда можно расслабиться, выдохнуть, и перевести дух.
Вот, вкратце, причины, которые загоняют людей в тупик, и заставляют перерабатывать за троих.
Наверно вы уже спрашиваете себя — а когда будет про ландскнехтов, которые присутствуют в заголовке? И чем они могут помочь нам в этой ситуации? Вот прямо сейчас будет про них 🙂
Вы знаете кто такие ландскнехты? Это суровые дядьки, профессиональные вояки-наемники, которые стали знамениты во время Тридцатилетней войны в Европе, когда все воевали со всеми, и феодальных войск не хватало, поэтому все участники конфликта активно нанимали наёмников-ландскнехтов, которые в погоне за длинным таллером, готовы были переменить сторону хоть несколько раз на дню, и воевать хоть с чертом, лишь бы заплатили.
Так как действие Тридцатилетней войны происходило на территории Германии, то и название для этих наёмников, естесственно появилось на немецком языке — Landsknecht.
А теперь поинтересуйтесь, как этих персонажей называли на английском языке? Вы удивитесь, но их называли freelancer!
Да да, все нынешние фрилансеры, это те же наемники, только теперь их нанимают не только для военной службы, но и для работы в сфере разработки графического дизайна, журналистики, юриспруденции, программирования, архитектуры, переводов, экспертной и консультационной деятельности, и даже в сфере строительства.
Именно богатый опыт фрилансеров, я предлагаю вам рассмотреть повнимательнее, чтобы понять, как они справляются с работой на удалёнке.
Специфика работа фрилансеров на удаленке заключается в том, что реального, живого заказчика они могут никогда и не видеть. Более того, они трудятся в одиночку, дома, вне рабочей обстановке офиса. Им каждый день надо мотивировать себя продолжать свой труд, и при этом быть на связи с заказчиком.
Это требует высокой самодисциплины, и готовности отстаивать перед заказчиком ряд рабочих правил, которые позволяют фрилансеру работать эффективно длительное время.
Без этого, все превращается хаос, пример которого описан выше, и человек быстро выжигает свой ресурс, сваливается в демотивацию, и «забивает болт» на работу. И никакие деньги его уже не мотивируют.
Обычно сами фрилансеры добровольно определяют для себя следующие обязательства по организации работы:
1)Начинать день с обязательных ритуалов, которые вводят в рабочее состояние.
У кого-то это холодный душ, чашка кофе, прогулка с собакой, у кого-то — фитнесс, «жмем соточку» и пробежка. Каждый выбирает свое, но выбранный утренний ритуал должен повторяться каждый день. Это замена дороги на работу, когда офисные работники переключают контекст с домашнего на рабочий.
2) График рабочего времени.
Ограниченность дневного рабочего периода хорошо дисциплинирует, тк когда ты знаешь, что в 18:00 ты выключишь компьютер, и прекратишь работу, это заставляет тебя работать более концентрировано, не надеясь, что у тебя в запасе еще несколько часов, чтобы доработать. А знание, что у тебя будет свободное время вечером, мотивирует и дает энергию. Никто не может работать бесконечно. Когда люди не видят конца своей работе, они теряют силы, и впадают в депрессию. Фрилансер не может себе этого позволить. Он должен сохранять свой ресурс, чтобы выполнить задачу заказчика, и заработать денег.
3) Организация отдельного рабочего пространства
Фрилансеры хорошо знают, что если каждый день работать с ноутбуком на диване, то диван станет рабочим местом, хотя должен быть местом отдыха, и в голове все смешается — работа станет отдыхом, а настоящий отдых исчезнет.
Поэтому обычно, фрилансер делает себе отдельное рабочее пространство, в которое он переходит утром и работает до конца рабочего дня. Все остальное — еда, отдых, общение с родными — происходит за пределами этого рабочего пространства. Это аналог офиса, и он совершенно необходим при работе на дому.
Идеально, когда это пространство звукоизолировано, но это редко удается обеспечить, поэтому работают обычно в наушниках.
К тому же, когда есть отдельное рабочее пространство, родным проще понять, что человек сейчас не просто пялится в компьютер, а он «ушел на работу» и его отвлекать нельзя.
4) Создать план или чеклист на день
Во-первых, это позволит вам не пропустить ничего важного в запаре рабочего дня, а во-вторых, позволяет взвешенно распределить усилия на кучу свалившихся параллельных проектов и задач. И в-третьих, вычеркивая сделанные дела, или ставя галочки в пунктах чеклиста, вы награждаете себя «маленькими победами» и чувствуете удовлетворение от сделанного, возвращая себе энергию, потраченную за день.
Рекомендуется планировать так же план коммуникаций — кому написать, с кем созвониться и тд.
5) Работать с таймером, чередуя периоды активностей и отдыха
Многие знают про «Метод Помидора», которая заключается в том, что рабочее время разбивается на 25-минутные периоды, которые отмеряются кухонным таймером-помидором, сопровождаемые короткими перерывами по 5–10 минут.
Этот простой метод позволяет сохранять концентрацию на работе, и в то же время дает время на отдых, так что человек меньше устает. Если за каждые 25 минут делается по одной задаче, то человек ощущает свою продуктивность и сохраняет бодрость духа. Всех кто заинтересовался этим методом, призываю прочитать книгу «Тайм-менеджмент по помидору»
6) Отдых необходим
Так же как и при работе в офисе, у человека должен быть обеденный перерыв, чтобы подкрепиться и поднять уровень энергии. И как бы ни был загружен фрилансер, если он хочет сохранить долгосрочную эффективность, он не должен пропускать обед. Обедать надо за пределами рабочей зоны, чтобы не было наложения контекстов.
Чтобы все это было возможно, любой фрилансер оговаривает с заказчиком ряд правил и ограничений.
1)Окна доступности для созвона.
Вы помните про асинхронную коммуникацию и накопление задержек? Так вот, чтобы они не накапливались, нужно самые сложные и трудоемкие вопросы решать через синхронную коммуникацию — созвон по телефону, Skype, Zoom и тд.
Неоднократно доказано, что при прямой коммуникации решается гораздо больше вопросов и передается гораздо больше информации, чем в письменной, в мессенджерах.
Обычно договариваются о созвонах на 1–2 часа во второй половине дня, чтобы прояснить текущий статус работ, вскрыть проблемы, и договориться о следующих действиях. В мессенджерах обсуждаются только мелкие вопросы. Все что требует обсуждения — должно решаться на созвонах
Все остальное время — посвящают работе.
2) Обед незыблем.
Время обеденного перерыва обычно жестко фиксируют. Это дисциплинирует как фрилансера, так и заказчика. Во время обеда фрилансер не будет отвечать на звонки или сообщения, и заказчик должен относится к этому с пониманием.
3) Рабочий график с жёсткими временными рамками
Заказчику часто кажется, что если человека нет физически рядом, то значит он всегда свободен для задач, и может мгновенно ответить на запрос. Это не так. И рабочий график всегда оговаривается заранее. Например с 9:00 до 18:00. И за пределами этого временного периода заказчик не имеет права что-то требовать с фрилансера
4) SLA на реакцию в приоритетных каналах общения
Cкорость поступления запросов на удалёнке всегда выше, чем скорость ответа. Но бывают сообщения, которые никак нельзя пропускать. Поэтому стоит заранее договориться о том, что, к примеру, при обращении в личку, время ответа — в течении 1–2 часов. Хотите синхронно — ждите часов созвона.
Договариваться о времени реакции вообще во всех мессенджерах и средствах связи не будет эффективно, тк сложно за всем уследить, и это только будет создавать лишнюю нервозность.
Лучше выбрать приоритетный канал связи, и уже про него договориться о времени реакции
5) Быстрый статус
Нужно оговорить способ показывать статус текущей работы без необходимости постоянно отвечать на вопрос типа “Что уже сделано? А долго там еще?” и тд.
Например, это можно сделать, через доску задач со статусами в JIRA или Trello. Обязательство фрилансера — поддерживать ее в актуальном состоянии, и писать поясняющие комментарии при переносе задачи из статуса в статус. Обязательство заказчика — ориентироваться в первую очередь на эту доску задач, и правильно расставлять приоритеты
6) Выходные незыблемы и священны.
Никто ни при каких обстоятельствах не имеет право дёргать фрилансера в выходные. Или это форс-мажор с соответстветствующей оплатой.
Вы можете спросить — зачем я это рассказываю вам, ведь вы не фрилансеры, а просто офисные работники, которые волею судьбы переведены на дистанционную работу.
Но в том-то все и дело, что вы лишь сменили форму коммуникации, но все остальное — остается как есть. И трудовой договор, который вы заключили с работодателем по прежнему действует, а значит все ограничения, которые действовали для вас и работодателя, когда вы приезжали работать в офисе, так же действуют и когда вы перешли на дистанционную работу.
Если вы руководитель, или HR, я обращаюсь к вам с призывом — в ваших руках сделать работу сотрудников на удаленке такой же эффективной, как и из офиса. Давайте использовать лучшие практики людей, которые давно живут в этой, “удаленной”, реальности, и опыт которых я перечислил выше.
Очевидно, что для работы online, нужно дополнять должностные инструкции, и штатное расписание. Потому что этот формат работы требует совсем других договоренностей, SLA, условий труда и тп. И вы единственные, кто можете эти стандарты установить в своих регламентах
Вне зависимости от того, работаете ли вы в офисе и удаленно, все равно есть рабочее время, обед и выходные. Иначе мы выходим за рамки трудового договора и Трудового Кодекса. Только в онлайне это не так очевидно, а должно быть очевидно и вписано в регламенты.
Кажется, время для этого пришло, и то, что раньше было уделом гиков, теперь становится мейнстримом. Думаю, мир уже не будет прежним.
Если вы ничего не поменяете, то получите исход сотрудников, который уже происходит в некоторых компаниях, как раз из-за не выстроенной работы на удаленке. Люди уходят со словами «я не нанимался работать таким образом»
P.S. У меня есть небольшой инсайд, что в одном из гуманитарных министерств недавно было собрание, где все предоставили технические характеристики своего домашнего оборудования, и тем, у кого оборудование недостаточное, министерство закупило нужное оборудование — ноутбуки, гарнитуры и тд.
И это правильно, потому что при работе на удаленке, обеспечить работнику нормальное рабочее место — в интересах работодателя. Вангую, что спустя какое-то время, будут популярны кабинки для работы из дома, которые компании за свой счёт будут предоставлять работникам. Надеюсь, так оно и будет.